DOCUMENTO MAESTRO

1. Vamos a crear un documento maestro en base al contenido del curso, creando para cada unidad un subdocumento.

Primero desarrollamos los puntos que tendrá el documento.

2. Abre MS Word.

Word se abre con un nuevo documento.

Si no se ha abierto Word con un nuevo documento, pulsa sobre el botón .

3. Escribe las siguientes líneas que serán los puntos que se desarrollarán en el documento.

El título del documento es Curso Word 2003 .

4. Escribe Curso Word 2003 en la primera línea.

5. Escribe el resto de puntos del documento como ves a continuación:

Unidad 1. Mi primer documento. Unidad 2. Introducción. Elementos de Word2003. Unidad 3.

Edición básica.Unidad 4. Guardar y abrir documentos.Unidad 5. Formato carácter y párrafo

Unidad 6. Ortografía y gramática.

Tenemos los puntos del documento redactado, ahora hay que crear el documento maestro y asignar a cada unidad un subdocumento.

6. Cambia a vista esquema desde el Menú Ver - Esquema o desde el botón situado en la zona inferior de la pantalla.

Comprueba cómo cambia la vista y se añade la barra de esquema.

Para poder crear los subdocumentos del documento maestro, el documento debe tener una estructura de esquema con los niveles de esquema asignados.

7. Asigna a cada unidad el Nivel 1:

Para asignar a cada unidad el nivel 1 selecciona el título de la unidad y pulsa sobre de la barra esquema y selecciona Nivel 1.

Ej. selecciona Unidad 1. Mi primer documento. y pulsa sobre seleccionando Nivel 1 en la barra esquema.

Ahora ya podemos crear los subdocumentos del documento maestro.

8. Selecciona la primera unidad "Unidad 1. Mi primer documento.".

9. Pulsa sobre el botón de la barra esquema.

10. Realiza el mismo procedimiento para el resto de unidades.
Con todas las unidades asignadas a un subdocumento vamos a guardar el documento maestro y se crearán automáticamente los subdocumentos.

11. Pulsa sobre el botón guardar de la barra estándar .
Se abre el diálogo Guardar como.

12. Crea una carpeta en el directorio del curso "ejercicios" y llámale "epp_16_doc_maestro".

Para crear una carpeta en el directorio, primero debes estar en ese directorio y posteriormente pulsar sobre .

13. Escribe el nombre de la carpeta "epp_16_doc_maestro".

14. Haz doble clic sobre la nueva carpeta para entrar dentro de ella.
Ahora podemos guardar el documento maestro con sus subdocumentos.

15. Escribe el nombre del documento en Nombre del archivo "Word_2003" y presiona Guardar.

Si accedes a tu disco duro en la nueva carpeta podrás comprobar que ha creado el documento maestro "Word_2003.doc" más un documento por cada unidad.

TABLAS DE CONTENIDO

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla.

La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro.

Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.

La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos integrados. Si ya utiliza los formatos de nivel de esquema o estilos de título integrados, siga estos pasos:

Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.

En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y tablas.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.
Si no utiliza los niveles de esquema o estilos integrados, siga uno de estos procedimientos:

En el menú Ver , elija Barras de herramientas y haga clic en Esquema.
Seleccione el primer título que deba aparecer en la tabla de contenido.

En la barra de herramientas Esquema, seleccione el nivel de esquema que desee asociar al párrafo seleccionado.

Repita los pasos 2 y 3 para cada título que desee incluir en la tabla de contenido.

Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.

En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y tablas.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.

Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee.

Si ya ha aplicado estilos personalizados a los títulos, puede especificar la configuración de estilo que Microsoft Word debe utilizar cuando genere la tabla de contenido.

Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.

En el menú Insertar, elija Referencias y haga clic en Índices y tablas.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

Haga clic en Opciones.

En Estilos disponibles, busque un estilo que haya aplicado a los títulos del documento.

En Nivel de TOC, a la derecha del nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el nivel que desee que represente ese estilo de título.

Nota Si sólo desea utilizar estilos personalizados, quite los números de nivel TDC de los estilos integrados como, por ejemplo, Título 1.
Repita los pasos 5 y 6 para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido.
Haga clic en Aceptar.

Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.
Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee.
Utilice el cuadro Marcar tabla de contenido para insertar TDC en el documento.
Seleccione la primera parte del texto que desee incluir en la tabla de contenido.
Presione ALT+MAYÚS+O.

En el cuadro Nivel, seleccione el nivel y haga clic en Marcar.
Para marcar entradas adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro Entrada y, a continuación, en Marcar. Tras agregar las entradas, haga clic en Cerrar.

Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.

En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y tablas.

Haga clic en la ficha Tabla de contenido.

Haga clic en el botón Opciones.

En el cuadro Opciones de tabla de contenido, active la casilla de verificación Campos de

elementos de tabla.

Desactive las casillas de verificación Estilos y Niveles de esquema.

INDICES

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra.

El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un índice.

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:

De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice.

Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2.

Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos"capitulo 2.

Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.
- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del

Capítulo 2 una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente.

- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .
Aparece el diálogo de Índice.- Hacemos clic en el botón Automarcar...
Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente apartado.

PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página.

Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office, como puedes ver en esta imagen.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.
Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador.
Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador.
Mis plantillas, donde apareceran las que hayamos creado.

Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

CONBINAR CORRESPONDENCIA

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.

Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.

Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.
Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente
En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.

Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

FORMATO A PARRAFO

En Word2003, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo , normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la barra estándar. Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las características que queramos. Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante. Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo.

Las características más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato.

También se puede acceder a ellas desde el menú Formato, Párrafo, junto con otras posibilidades que veremos más adelante. Alineación. Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:

Izquierda	Centrada	Derecha	Justificada
Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.	Este párrafo tiene establecida la alineación centrada.	Este párrafo tiene establecida alineación derecha.	Este párrafo tiene una alineación justificada.

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo correspondiente. Si quieres ver otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir aquí tienes la forma de Escribir al Vuelo. . Esta forma de escribir es útil para crear páginas de título, ya que permite escribir en cualquier parte de la página, insertando automáticamente las líneas en blanco necesarias.

Sangría. Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.

Relación entre Saltos de página y párrafos. Word2003 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde el menú Insertar, Salto..., Salto de página, como veremos en el punto correspondiente. Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo no sea partido por un salto de página. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el menú Formato, Párrafo, ficha Líneas y saltos de página. También hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes ver aquí.

FORMATO A FUENTES

Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo. También puedes ver cómo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.

　 Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente Tamaño.

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo. En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Fuente.

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto.

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente.

Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora.

Tamaño.De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos. Estilo.

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo . También puedes ver cómo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.